Thursday, November 24, 2011

10 คำถามสำหรับผู้นำองค์กรต่อการรับมือภัยพิบัติ

ปฏิเสธไม่ได้ว่า ทุกๆ ครั้งที่เกิดภัยพิบัติ สังคมได้ตั้งความคาดหวังต่อภาคธุรกิจในการเข้าให้ความช่วยเหลือตามบทบาทที่ถูกกำกับด้วยเรื่องความรับผิดชอบต่อสังคมและในฐานะขององค์กรพลเมืองที่ดี ขณะเดียวกันธุรกิจในสาขาต่างๆ รวมทั้งผู้นำองค์กรเหล่านั้นในวันนี้ ต่างก็มิได้ปฏิเสธบทบาทดังกล่าวเช่นกัน

แต่การดำเนินการที่เหมาะสม สอดคล้องต้องตามเหตุการณ์ และสนองตอบต่อความต้องการของพนักงานและสาธารณชนได้อย่างเห็นผล จำเป็นต้องมีวิสัยทัศน์ในการวางแนวทางที่จะดำเนินการ ล่วงรู้ถึงปัจจัยและตัวแปรต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งเล็งเห็นถึงผลที่คาดว่าจะเกิดขึ้นได้อย่างทะลุปรุโปร่ง

แม้ผู้บริหารองค์กรจะเผชิญกับอุปสงค์เช่นที่เคยประสบในภาวการณ์ปกติ แต่ในสถานการณ์หลังภัยพิบัติ ไม่ว่าผู้บริหารจะมีเจตนาที่ดีเพียงใดก็ตาม สภาพการณ์จะมีความซับซ้อนและทำให้ไม่สามารถดำเนินการได้ดีดังที่เคยเป็น เช่น การตัดสินใจที่ต้องทำทันทีโดยขาดข้อมูลที่ครบถ้วน การได้รับข้อมูลรายงานที่ต่างจากสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในพื้นที่ หรือมีสภาพความกดดันจากเหตุการณ์ที่ต้องดำเนินการอย่างปัจจุบันทันด่วน

ในเอกสารของ International Business Leaders Forum (IBLF) ชื่อ “Best Intentions: Complex Realities” ได้ประมวล 10 ข้อคำถามที่ผู้นำองค์กรจำต้องสำรวจและซักซ้อมกับคณะผู้บริหารเพื่อให้แน่ใจว่า องค์กรได้มีการตระเตรียมความพร้อมและมีความสามารถในการรับมือกับภัยพิบัติได้อย่างมีประสิทธิผล โดยคำถามทั้ง 10 ข้อ ประกอบด้วย

1. เราได้เตรียมพร้อมหรือยัง องค์กรจำต้องดำเนินการคะเนถึงความต้องการและแรงกดดัน รวมทั้งการประเมินผลกระทบที่มีต่อธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิผลและฉับไว

2. เรามีข้อมูลพอที่จะรับมือหรือไม่ องค์กรจำต้องได้ข้อมูลจากแหล่งที่เชื่อถือได้ ทั้งจากผู้จัดการ หัวหน้างาน และหุ้นส่วนธุรกิจที่คลุกคลีอยู่ในภาคสนาม เพื่อที่จะสามารถประเมินสถานการณ์ในภาวะฉุกเฉินให้มีความแม่นยำ

3. เหตุพิบัติที่เกิดขึ้นมีส่วนเกี่ยวเนื่องโดยตรงต่อธุรกิจอย่างไร หากองค์กรมีสินทรัพย์ พนักงาน และกิจกรรมทางธุรกิจในพื้นที่ ก็หลีกเลี่ยงไม่พ้นที่จะต้องมีส่วนเกี่ยวเนื่องกับเหตุพิบัติ และองค์กรย่อมต้องถูกคาดหวังจากพนักงาน สาธารณชน ตลอดจนสื่อมวลชน ให้ดำเนินการอย่างหนึ่งอย่างใด

4. เราจะเข้าช่วยเหลือให้ดีที่สุดได้อย่างไร องค์กรสามารถเข้าดำเนินการโดยตรงในพื้นที่ผ่านทางหน่วยธุรกิจหรือจะใช้วิธีให้การสนับสนุนช่วยเหลือในระยะไกล ทั้งนี้ องค์กรจำเป็นต้องตัดสินใจใช้หรือผสมผสานรูปแบบการช่วยเหลือให้มีประสิทธิผลสูงสุด ระหว่างเงินช่วยเหลือ สิ่งของที่คำนวณเป็นมูลค่าเทียบเคียง โลจิสติกส์ หรือความเชี่ยวชาญในด้านต่างๆ

5. เรามีหุ้นส่วนที่มีประสิทธิผลหรือไม่ ผู้เป็นหุ้นส่วนที่องค์กรเลือกทำงานด้วย หรือที่ส่งการสนับสนุนไปให้ ควรมีความรู้ความจัดเจนพื้นที่และมีสมรรถภาพในการทำงานภาคสนามสมกับเป็นหุ้นส่วนที่มีประสิทธิผลในการบรรเทาทุกข์และการฟื้นฟู

6. ความช่วยเหลือของเราจะส่งทอดต่อในระยะยาวหรือไม่ ผู้เป็นหุ้นส่วนในการทำงานขององค์กรจำเป็นต้องมีประสบการณ์และความสามารถที่จะจัดการสนับสนุนและฟื้นฟูในระยะยาว หรือมีหุ้นส่วนในท้องถิ่นช่วยดำเนินการให้

7. เราสามารถรับประกันให้มีความรับผิดชอบที่ตรวจสอบได้หรือไม่ ผู้เป็นหุ้นส่วนร่วมดำเนินงาน ควรจัดทำบัญชีและรายงานรายการให้ความช่วยเหลืออุดหนุนที่ได้รับจากองค์กร รวมทั้งวิธีการและงวดเวลาที่เบิกจ่าย โดยหากเกิดข้อสงสัย องค์กรควรพิจารณาจัดทำข้อผูกมัดแบบมีเงื่อนไข

8. เรามีวิธีในการจัดการให้ความช่วยเหลืออย่างไร องค์กรจำต้องรู้จักผู้ประสานงาน ผู้เฝ้าสังเกตการณ์ ช่องทางการมีส่วนร่วมของพนักงานหรือหน่วยงานในพื้นที่ การดูแลความช่วยเหลือให้เป็นไปตามแผน และการคาดการณ์ล่วงหน้าหากสิ่งที่นำไปช่วยเหลือไม่สามารถนำไปใช้ได้

9. เรามีแนวทางในการดูแลเผยแพร่ข้อมูลที่สาธารณชนสนใจอย่างไร องค์กรจำต้องดำเนินการบริหารงานประชาสัมพันธ์และแง่มุมด้านสื่อตั้งแต่เริ่มต้น รู้จักคุมการคาดหมายทางสื่อในห้วงเวลาที่เป็นเป้าสายตาของสาธารณชน

10. เราได้จัดลำดับความสำคัญอย่างสมเหตุสมผลหรือไม่ องค์กรต้องแน่ใจว่าการให้ความช่วยเหลือและสิ่งที่ดำเนินการไม่ก่อให้เกิดผลกระทบเสียหายต่อการดำเนินงานตามลำดับความสำคัญอื่นๆ และคงไว้ซึ่งความยืดหยุ่นต่อการดำเนินงานในวันข้างหน้า (สำหรับพื้นที่ประสบเหตุ ประเทศ ภูมิภาค) และต่อสิ่งสำคัญเร่งด่วนอื่นๆ ในปัจจุบันหรือในอนาคต...(จากคอลัมน์ หน้าต่าง CSR) External Link [Archived]

Thursday, November 17, 2011

แนวการฟื้นฟูในช่วงต้นหลังน้ำลด

ข้อมูลจากกรมป้องกันและบรรเทาสาธารณภัยระบุว่า นับจนถึงขณะนี้ ประเทศไทยมีพื้นที่ประสบอุทกภัยทั้งสิ้น 64 จังหวัด โดยมีจังหวัดที่น้ำยังท่วมอยู่ 24 จังหวัด และมีจังหวัดที่อยู่ระหว่างฟื้นฟู 40 จังหวัด

และเมื่อเร็วๆ นี้ รัฐบาลได้ตั้งคณะกรรมการยุทธศาสตร์เพื่อการฟื้นฟูและสร้างอนาคตประเทศ (กยอ.) มีชื่อเป็นภาษาอังกฤษว่า Strategic Committee for Reconstruction and Future Development (SCRF) โดยมีหน้าที่หลักในการระดมความคิดเห็นและความรู้เพื่อจัดทำเป็นข้อเสนอแนะเชิงนโยบายในการกำหนดยุทธศาสตร์ประเทศในระยะยาวเสนอแก่รัฐบาล รวมถึงข้อเสนอในการจัดตั้งองค์กรถาวร วิธีการบริหารจัดการ การบริหารการเงิน การสร้างความเข้าใจแก่ประชาชน การเสนอแนวทางการปฏิบัติราชการแผ่นดินในการฟื้นฟูและพัฒนา ฯลฯ

ในเอกสารของสำนักงานโครงการพัฒนาแห่งสหประชาชาติ (UNDP) เรื่อง “UNDP Policy on Early Recovery” ได้แสดงระยะการเปลี่ยนผ่านจากการให้ความช่วยเหลือและการบรรเทาทุกข์ (Relief) สู่สถานะการฟื้นฟู (Recovery) ในช่วงต้น จนเข้าสู่การบูรณะ (Reconstruction) และการพัฒนาในระยะยาว ไว้ดังรูป


การกำหนดยุทธศาสตร์ กรอบการทำงาน และแผนการฟื้นฟู จำต้องอาศัยการประเมินความเสียหายและความสูญเสียในภาพรวม เป็นข้อมูลตั้งต้น ทั้งนี้ แผนการฟื้นฟูควรมุ่งไปยังการบูรณะชุมชนให้กลับคืนสภาพ ด้วยมาตรการที่คำนึงถึงประเด็นด้านความยั่งยืน โดยหลีกเลี่ยงการสร้างกลไกที่ชุมชนต้องอาศัยการพึ่งพาจากภายนอก และให้มีส่วนในกระบวนการตัดสินใจบนพื้นฐานที่ชุมชนเป็นเจ้าภาพ เนื่องเพราะประเด็นความยั่งยืนถือเป็นกุญแจหลักที่ทำให้การฟื้นฟูเกิดผลสัมฤทธิ์

มีงานวิจัยที่บ่งชี้ว่า ความสำเร็จของแผนบูรณะหลังภัยพิบัติ จะขึ้นอยู่กับระดับการมีส่วนร่วมของชุมชนที่มีต่อการวางแผนและการนำแผนไปปฏิบัติ (Narayan, 2001) โดยผลดีของการมีส่วนร่วมของชุมชน ได้แก่ การสะท้อนปัญหาที่เป็นจริง ได้โจทย์ที่แม่นยำสำหรับการฟื้นฟู และรู้ชัดถึงลำดับความสำคัญ รวมทั้งการลดข้อขัดแย้งและขจัดความซ้ำซ้อน ซึ่งเป็นภาระต้นทุนดำเนินการที่หลีกเลี่ยงได้ตั้งแต่ต้น ตลอดจนการดูแลบำรุงรักษาต่อโดยชุมชนหลังสิ้นสุดระยะการฟื้นฟูตามโครงการ

ในส่วนของภาครัฐ มีความเป็นไปได้สูงที่จะมีความทับซ้อนในแผนการฟื้นฟูระหว่างส่วนกลางและส่วนท้องถิ่น หรือระหว่างกระทรวงที่เกี่ยวข้อง ซึ่งนำไปสู่ความซ้ำซ้อนในการจัดสรรงบประมาณ จึงจำเป็นต้องมีหน่วยงานที่เป็นศูนย์กลาง มีบทบาทนำในการประสานงาน การบริหาร การวางแผน และการตัดสินใจตามข้อปฏิบัติที่ดี (เช่น มีการประเมิน มีการปรึกษาหารือกับผู้เชี่ยวชาญหรือผู้มีส่วนได้เสียอย่างเหมาะสม)

ในส่วนของภาคเอกชน นอกจากบทบาทของการให้ทุนสนับสนุนในแผนงาน/โครงการ/กิจกรรมฟื้นฟูต่างๆ องค์กรธุรกิจยังสามารถคิดแผนการจ้างงานทั้งชั่วคราวและประจำให้แก่ผู้ที่ได้รับผลกระทบเป็นอันดับต้นๆ หรือการวางแผนจำหน่ายสินค้าและบริการในราคาทุนให้แก่ชุมชนในช่วงฟื้นฟู หรือการให้เครดิตการค้าและให้กู้ยืมโดยคิดดอกเบี้ยต่ำแก่คู่ค้า ผู้ประกอบการในห่วงโซ่ธุรกิจที่ได้รับผลกระทบ

ในส่วนของภาคประชาสังคม แม้บทบาทของเอ็นจีโอส่วนใหญ่จะได้ดำเนินการมาตั้งแต่ช่วงการให้ความช่วยเหลือและบรรเทาทุกข์ แต่ก็ยังมีอีกหลายแห่งที่ทำงานสืบเนื่องมาจนถึงช่วงการฟื้นฟู โดยจุดแข็งของเอ็นจีโอเหล่านี้ ได้แก่ ความชำนาญในพื้นที่และรู้จักชุมชน ซึ่งเป็นปัจจัยสนับสนุนการทำงานฟื้นฟูในพื้นที่ชุมชนได้เป็นอย่างดี

สำหรับกรอบเวลาของระยะการฟื้นฟู โดยทั่วไปจะอยู่ในช่วงเวลา 1 ปี และเปลี่ยนผ่านไปสู่ช่วงของการบูรณะเป็นเวลา 3 ปี สืบเนื่องจนเข้าสู่ช่วงของการพัฒนาในระยะยาว...(จากคอลัมน์ หน้าต่าง CSR) External Link [Archived]

Thursday, November 10, 2011

แผนอาสา CSR ในช่วงประสบภัย

บทความนี้เป็นชิ้นที่ 3 ในชุดบทความสนับสนุนองค์กรธุรกิจที่เข้าช่วยเหลือสถานการณ์ในช่วงเผชิญเหตุ (Response) อุทกภัยที่กำลังแผ่ขยายวงกว้าง สร้างผลกระทบกับธุรกิจและครัวเรือนจำนวนมาก และมีแนวโน้มว่าผู้ประสบภัยตลอดจนผู้ที่ได้รับผลกระทบจะยังคงต้องอยู่กับสถานการณ์น้ำท่วมไปอีกนานนับเดือน

ความช่วยเหลือจากภาคธุรกิจยามนี้ มีความสำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่าภาครัฐและภาคประชาสังคมโดยรูปแบบของความช่วยเหลือ มีทั้งที่เป็นเงินและสิ่งของ รวมทั้งการอาสาช่วยเหลือในระดับต่างๆ ตั้งแต่กิจกรรมที่เห็นเบื้องหน้า เช่น การช่วยบรรจุและวางแนวกระสอบทรายกั้นน้ำ การช่วยบรรจุและนำส่งสิ่งของเครื่องยังชีพแก่ผู้ประสบภัย การช่วยเหลืออพยพผู้ประสบภัย และกิจกรรมที่อยู่เบื้องหลัง เช่น การติดตั้งและวางระบบช่วยเหลือผู้ประสบภัยในด้านต่างๆ งานวิชาการสนับสนุนการตัดสินใจที่ตอบสนองอุบัติการณ์ในกรณีต่างๆ การใช้ทักษะในวิชาชีพต่างๆ มาอาสาช่วยงานในช่วงเผชิญเหตุนี้โดยไม่คิดค่าวิชาชีพ (หรือที่เรียกว่า Pro Bono Engagement)

ในเอกสาร “The Role of Employee Engagement in Disaster Response: Learning from Experience” ที่จัดทำขึ้นโดย Business in the Community (BITC) และ International Business Leaders Forum (IBLF) ได้ให้แนวทางในการสร้างข้อผูกพันร่วมกับพนักงานต่อการตอบสนองภัยพิบัติไว้ 8 ประการภายใต้ตัวย่อ RESPONSE ซึ่งมีประโยชน์ต่อองค์กรและพนักงานที่กำลังอาสาเข้าให้ความช่วยเหลือ ดังนี้

Review – พิจารณาทบทวนแผนงานขององค์กรในปัจจุบันและประสบการณ์ที่ได้รับก่อนหน้า การดำเนินการทบทวนและกำหนดนโยบายการเผชิญเหตุภัยพิบัติ จะช่วยพัฒนาขีดความสามารถในการรับมือกับภัยพิบัติในครั้งต่อๆ ไปขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิผล

Engage – ใช้จุดแข็งและสมรรถภาพหลักในการเข้าช่วยเหลือ การจัดโครงสร้างของแผนผูกพันพนักงานสำหรับตอบสนองภัยพิบัติ โดยการดึงศักยภาพของบรรดาหัวกะทิและประสบการณ์ของพนักงานในบริษัทมาทำงานอาสาที่เหมาะสม จะยังประโยชน์ได้มากกว่าการอาสาในแบบทั่วไป

Secure – ขวนขวายเพื่อให้ได้คำมั่นจากผู้บริหารระดับสูง การสนับสนุนทางการเงินในเหตุภัยพิบัติต้องมีแรงโน้มน้าวหลักจากการตัดสินใจของผู้บริหารสูงสุดในองค์กร และเป็นการเพิ่มน้ำหนักในแผนงานตอบสนองภัยพิบัติที่จะดำเนินการ

Prepare – ตระเตรียมนโยบายและวางระบบสนับสนุนแผนผูกพันพนักงานในการตอบสนองภัยพิบัติ อาทิ นโยบายกองทุนช่วยเหลือ เงินสมทบ วันลาพิเศษ ระบบการประเมินความต้องการสำหรับความช่วยเหลือในช่วงภัยพิบัติ การแสวงหาพันธมิตรหรือหุ้นส่วนที่จะดำเนินการ เพื่อที่จะตอบสนองได้อย่างทันท่วงทีและมีประสิทธิผลสูง

Organise – จัดระบบประเมินความเสี่ยงด้านสุขภาพและความปลอดภัย เนื่องจากการปฎิบัติงานในช่วงเผชิญเหตุเต็มไปด้วยความเสี่ยง องค์กรจึงจำเป็นต้องจัดให้มีระบบประเมินฯ การป้องกัน และกรมธรรม์ประกันภัยที่เพียงพอในการรองรับแผนผูกพันพนักงานสำหรับตอบสนองภัยพิบัติ

Negotiate – เจรจาทำข้อตกลงความเป็นหุ้นส่วนกับองค์กรร่วมดำเนินงานอื่นๆ เพื่อรองรับการดำเนินงานสนับสนุนทั้งการให้บริการ การระดมความเชี่ยวชาญในพื้นที่ที่ได้รับผลกระทบจากภัยพิบัติในระยะยาว หลังจากช่วงการเผชิญเหตุผ่านพ้นไป

Structure – จัดระเบียบและโครงสร้างในการเผชิญเหตุ ตามกรอบของบทบาทและความรับผิดชอบในพื้นที่ครอบคลุม อาทิ ในระดับประเทศ ในระดับภูมิภาค และในสำนักงานใหญ่ โดยมีการมอบหมายพนักงานที่เป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละระดับ สอดรับกับพื้นที่ครอบคลุม เพื่อให้เกิดประสิทธิผลในการดำเนินงาน

Evaluate – ประเมินวิธีการดำเนินงานและความช่ำชองในการสื่อสาร ความท้าทายสำคัญขององค์กรในการเข้าช่วยเหลือในช่วงเผชิญเหตุ คือ รูปแบบการให้ความช่วยเหลือ และการรายงานผลการให้ความช่วยเหลือ โดยไม่เพียงแต่การให้ความช่วยเหลือต้องมีประสิทธิผลยิ่งแล้ว การสื่อสารรายงานก็ต้องดำเนินการอย่างมีกลยุทธ์ด้วย เนื่องเพราะการสื่อสารที่ดีจะช่วยปลุกเร้าให้เกิดความช่วยเหลือและการอาสาของพนักงานภายในองค์กรเพิ่มมากขึ้น อีกทั้งยังช่วยเสริมสร้างชื่อเสียงและเพิ่มภาพลักษณ์ให้แก่องค์กรไปพร้อมกัน...(จากคอลัมน์ หน้าต่าง CSR) External Link [Archived]